Dokumenthåndtering med EG CrossWork

Et effektivt kunnskapsdelingsverktøy gjør bedriften mer profesjonell
Du får en enkel metode for å organisere, systematisere og støtte prosesser som krever dokumenthåndtering, journalføring og automatisk dokumentfremstilling.

Utnytter dere fordelene som et effektivt kunnskapsdelingsverktøy gir, kan dere:

• handle raskere, fordi sentrale dokumenter foreligger i oppdatert form
• fremstå som et samlet og profesjonelt team, fordi viktig informasjon er tilgjengelig for alle involverte parter
• spare tid, skape ro og ha oversikt.

Totalt sett blir dere mindre sårbare overfor fravær av nøkkelpersoner, og det blir enklere å sette nye medarbeidere inn i prosjekter og arbeidsoppgaver. Samtidig blir det mindre bortkastet tid og færre feil, og dere kan fremstå som en profesjonell organisasjon.

Med EG CrossWork har du alltid full oversikt over en sak, ordre, leveranse, avtale og så videre som er under arbeid, og du kan søke på tvers av alt. Du kan finne et bestemt dokument eller opplysninger om hvilke saker samarbeidspartneren din er eller har vært engasjert i, og informasjonen er bare noen få tastetrykk unna.

Fordeler ved EG CrossWork:

• Effektivisering av arbeidsprosesser og reduksjon av antall feil
• Sparer tid, skaper ro og oversikt over samtlige saker og prosjekter
• Alle data opprettes på ett sted og "flyter" deretter til de aktuelle systemene
• Slutt på e-post- og dokumentrot
• Med kunnskapsdeling kan alle se, og ingenting går tapt
• Tagging med nøkkeltall for aktuelle saker
• Standardmaler gjør det enkelt for brukerne å opprette nye dokumenter og bidrar til å skape et ensartet bilde av bedriften.

E-post- og dokumenthåndtering

Journalføring av e-post og dokumenter gjør det mulig å arbeide med en felles og sentral lagring av all korrespondanse og kunnskap, hvor det å logge innholdet etter relevante kriterier og nøkkelord er kjernen i løsningen.

CrossWork og ERP

Begrepet Business Tagging gjør det blant annet mulig for medarbeiderne å merke e-post og dokumentvedlegg med nøkkelord hentet fra ERP-systemet. Det kan være opplysninger om selgere, distrikter, priskategorier, varenumre, ordrenumre, serviceagenter og mye annet.

Automatisk dokumentfremstilling

Gjennom en kombinasjon av flettefelter og tags (fra ERP-systemet og CrossWork) er det mulig å konfigurere både enkle og mer avanserte maler. På den måten kan du opprette et utvalg av maler som du kan velge mellom. Du vil oppdage at det er enkelt å fremstille dokumenter, fordi aktuelle data blir flettet inn og dokumentene tagget i samme prosess, pluss at journalføringen lagres automatisk.

Portal og søking

Med portalen får brukeren rask oversikt over alt som er lagret, og har tilgang til både globale og kontekstavhengige søk basert på innhold og tags. De senere årene har EG opplevd stadig større etterspørsel etter løsninger som kan hjelpe til med kunnskapsdeling, dokumenthåndtering og lignende. Vi har valgt ut de løsningene som gir størst verdi for deg.

Drar du kjensel på disse faktaopplysningene?

Mellom 90 og 99 % av informasjonen i en organisasjon foreligger i dokumentform. En kunnskapsmedarbeider bruker mellom 20 og 30 % av tiden sin på dokumenthåndtering. 7,5 % av alle dokumenter går tapt, og det tar lang og unødig tid å gjenopprette et dokument.

Dette kan portalen tilby

Gjennom EG CrossWork-portalen får du en rask oversikt over hva som nylig er lagret, mest brukte kunder, prosjekter, saker og så videre. Altså en snarvei til det du arbeider med i øyeblikket. Fra portalen har du også tilgang til så vel globale som kontekstavhengige søk – en effektiv søking som gir aktuelle og brukbare søkeresultater basert på innhold og benyttede tags (metadata).

SharePoint

CrossWork er en SharePoint-løsning utviklet av EG, som kan kjøres i alle versjoner av SharePoint 2010. Løsningen kan driftes gjennom bedriftens eget serveroppsett, som en vertsbasert løsning hos EG, eller vi kan tilby den som SaaS-løsning (Software as a Service), hvor du bare tegner et serviceabonnement på CrossWork, så sørger vi for resten.